Para la mayoría de los freelance, la temporada de impuestos empieza con prisas en algún momento de marzo. Pero muchas de las decisiones que de verdad cambian lo que pagas tienen que tomarse antes del 31 de diciembre. Después, el año está cerrado y solo queda declararlo. Reserva una tarde en noviembre o a principios de diciembre y repasa esta lista.
1. Suma lo que has ganado hasta ahora
Todo lo demás de esta lista depende de un número: tus ingresos netos por cuenta propia del año. Suma lo que te han pagado, estima lo que aún te entrará antes de fin de año y resta tus gastos del negocio. Si tienes registradas tus horas y tarifas, son unos minutos. Si no, empieza por tus depósitos bancarios y facturas.
2. Revisa tus pagos de impuestos estimados
Si trabajas por cuenta propia en EE. UU., en general se espera que pagues impuestos durante el año mediante pagos estimados trimestrales. El último de este año vence a mediados de enero. Compara lo que has pagado hasta ahora con lo que probablemente debas. Si te has quedado atrás, ponerte al día ahora puede reducir los recargos por pago insuficiente.
Una regla de protección habitual: si pagas al menos el 100% del impuesto total del año pasado (el 110% si tus ingresos superaron los $150,000), en general no tendrás recargo, aunque debas más al presentar la declaración.
3. Envía las últimas facturas
La mayoría de los freelance declaran los ingresos en el año en que los cobran. Asegúrate de haber facturado todo lo terminado y reclama lo que esté vencido. Si ha sido un año muy bueno, algunos freelance prefieren enviar las facturas de diciembre a principios de enero para que el ingreso cuente el año siguiente. Solo sé coherente y honesto al hacerlo.
4. Reúne tus gastos deducibles
Cada gasto legítimo del negocio reduce tanto tu impuesto sobre la renta como tu impuesto de trabajo por cuenta propia. Repasa el año y reúne los recibos de cosas como:
- Software, suscripciones y alojamiento web
- Equipos como un ordenador, teléfono o cámara que uses para trabajar
- Una oficina en casa, si usas el espacio de forma habitual y solo para trabajar
- Kilometraje y viajes de negocio
- Honorarios profesionales, cursos y la parte del teléfono e internet que usas para trabajar
Si ya pensabas comprar equipos que necesitas para trabajar, comprarlos antes del 31 de diciembre puede pasar la deducción a este año.
5. Haz (o planifica) aportaciones para la jubilación
Las cuentas de jubilación son una de las mayores ventajas fiscales para quienes trabajan por cuenta propia. Una SEP-IRA te permite aportar una parte de tus ingresos netos por cuenta propia, y puedes hacerlo hasta la fecha límite de tu declaración. Un Solo 401(k) suele permitir aportaciones mayores con ingresos más bajos, pero conviene abrirlo antes de que termine el año. Una IRA tradicional o Roth se puede financiar hasta la fecha límite de abril. Abrir la cuenta adecuada ahora te deja todas las opciones abiertas.
6. Revisa la deducción de tu seguro médico
Si pagas tu propio seguro médico y no tienes derecho a un plan de empleador, es posible que puedas deducir las primas. Descarga ahora un resumen del año para no tener que buscarlo en abril.
7. Confirma que tus clientes tienen tus datos
Los clientes que te pagan lo suficiente durante el año suelen tener que enviarte un formulario 1099-NEC en enero. Comprueba que cada uno tiene tu nombre, dirección y número de identificación fiscal actuales (un formulario W-9 completado). Recuerda que debes impuestos por todos tus ingresos, llegue o no un formulario.
8. Pon en orden tus registros
Separa las operaciones del negocio de las personales, etiqueta lo que no esté claro y guarda tus recibos en un solo lugar. Exporta una hoja de horas o un resumen de ingresos del año para cada cliente. Es el primer documento que pedirá tu contable (o tu programa de impuestos) y tu prueba si alguien pregunta más adelante.
9. Elige tu porcentaje de reserva para el año que viene
Usa las cifras de este año para decidir qué porcentaje de cada pago apartar para impuestos el año próximo. Muchos freelance empiezan con un 25–30% y lo ajustan a partir de ahí. El objetivo es no volver a llevarte una sorpresa en abril.
Este artículo es información general, no asesoramiento fiscal. Las normas y los límites cambian cada año, así que consulta la guía actual del IRS o habla con un asesor fiscal sobre tu situación.
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- Cada hora, registrada sobre la marcha. Inicia, cambia y detén el temporizador mientras trabajas, o registra trabajo pasado que olvidaste anotar, con una tarifa por hora distinta para cada cliente u organización.
- Totales de un vistazo. Consulta hoy y esta semana en la pestaña Hoy, y cada entrada agrupada por día, con totales semanales y mensuales, en el Registro.
- Reserva para impuestos integrada. Elige un porcentaje y ve cuánto de tus ingresos conviene apartar.
- Informes de fin de año con Premium. Consulta horas e ingresos por semana, mes o año, desglosados por cliente, y exporta hojas de horas en PDF y CSV para tus registros o tu contable.
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La versión gratuita incluye el temporizador, el Registro, el registro de trabajo pasado, widgets, Actividades en vivo, Siri, la reserva para impuestos y hasta dos clientes u organizaciones. Premium elimina los anuncios de banner y añade clientes ilimitados, informes, hojas de horas en PDF y CSV, además de copia de seguridad y restauración. Premium cuesta $4.99 al mes o $39.99 al año, y ambos planes empiezan con un primer mes de introducción por $0.99.
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo vence el último pago de impuestos estimados del año?
En EE. UU., el pago estimado del cuarto trimestre suele vencer a mediados de enero del año siguiente. Consulta el calendario del IRS para la fecha exacta.
¿Puedo reducir mis impuestos después del 31 de diciembre?
Algunas cosas, sí. Normalmente puedes aportar a una SEP-IRA o a una IRA tradicional hasta la fecha límite de tu declaración. Pero casi todo lo demás, como comprar equipos o pagar gastos, tiene que hacerse antes de que termine el año.
¿Qué registros necesitan los freelance para los impuestos?
Guarda un registro de todos los ingresos, los recibos de gastos del negocio, el kilometraje y las hojas de horas o resúmenes de ingresos de cada cliente. Organizarlos en diciembre hace la temporada de impuestos mucho más fácil.
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